何謂完成一件事情的觀念和態度(Commitment)

相信有許多在企業或是組織內擔任主管或是領導人的朋友應該都會有類似的經驗，當你詢問部屬是否完成一件事情時，若未完成，部屬總是會給一些似是而非的理由，像是某某人沒有提供我應有的資源、因為其他事情延誤了、工作量太大以致於無法準時達交等等。而面對這樣情況，我們通常是氣在心理，但只能再催促其完成任務。又有一種情況是完成了事情，但結果品質是跟你預期的差很大，而他可能冷冷回應你當初又沒有說要做到什麼程度，又或者是說就我目前所有的資源做成這樣已經不錯了。以上這種狀況，個人認為要分成幾個方面來解決：

1.主管交代部屬任務的方式
相信大部分主管都聽過S.M.A.R.T.原則，但可能沒有落實在實際交代任務時，或是只有半調子。S.M.A.R.T.這是五個關鍵字的字首合體，分別如下

• Specific: 交代任務時要說清楚預期的目標，必須是具體的


• Measurable: 所交辦的任務必須要能夠可以衡量其成效


• Attainable: 此任務必須是部屬有能力(潛力)完成的，若交辦一個遠超過部屬能力的任務，根本是拿石頭砸自己的腳


• Relevant: 此任務來龍去脈最好要跟部署說明清楚，尤其和其他任務的關聯性，因為這會讓部屬了解該任務若沒有及時完成，可能會產生的影響。


• Time-bound: 任務有其時效性，必須說清楚預期的完成日期(期限)

S.M.A.R.T.原則是已故的管理大師 Peter Drucker所提出的目標管理方法之ㄧ，其觀念非常直接與易懂，但就是要落實在日常管理上才能看到其成效。

2.建置系統性的機制去追蹤其部屬工作進度與差異狀況。

交辦一項任務下去，並非到期限的那一天才來檢視是否完成，對於大部分部屬還是得要有系統機制去檢視任務進行的狀況，以免失控。日報、周報和月報都是一種管理工具，但其設計必須簡單且有效，否則光是報告就會佔用太多部屬的時間，反而失去管理的意義。個人以為，日報的意義是讓部屬以其直屬主管在有限時間內(通常2~3分鐘/人)，簡單地說明昨天的進度與今天預計要進行的任務，並且回饋差異與補救措施。主管要注意的是並非每件工作任務都要放同樣的心力去關注，而是以80/20原則與緊急/重要的程度去拿捏。有些人若是成熟度較高，則可較放心授權。週報的意義在於協助部屬回顧本週的工作進度與重大的差異檢討和改善對策，並且擬定下週的工作計畫，其工作計畫必須和相關專案和目標有所關聯，任何無關的任務必須釐清其必要性，否則都會成為延後原先預定工作任務的因素。月報的部份則是課級與部級主管的管理工具，在於收集這個月份的員工績效，分析並檢討是否達成預期目標，有重大差異時必須和員工面對面溝通，並擬訂改善對策。

3.培養員工正確的工作觀念

對於何謂完成一件事情的觀念，我想每個人的認知可能有差異，因此主管有責任去引導部屬了解何謂完成一件事情。對於知識水準較高的員工或是較資深的同仁，因其自主性較強，所以主管交辦任務時不能只是上對下的方式直接交辦，有時候花點時間跟他引導其對於工作目標的認知以及提升其參與度也是有很幫助的。人總是會對於自己承諾的事情比較肯付出較多心力去想辦法完成。另外，有些人雖然完成任務的速度很快，但往往是以犧牲品質的方式，這必須要從工作品質的觀念上進行輔導。相反，有些人因為"完美主義"作祟，往往強調因為要做到100%的品質，所以必須延後工作任務的時程，這也是必須矯正的工作觀念。

4.任務完成後的激勵

這裡的激勵並非就等於物質或是金錢上的方式，根據調查物質的激勵並非萬能，而主管口頭上的讚美和認同反而會讓員工更熱於工作，這也是我們常常忽略的一點。

以上是個人對於如何協助員工完成任務的一些作法和心得，也希望各位朋友或是業界的先進可以提供你們寶貴的建議和作法。